Pemerintah Kota Tangerang Selatan pada 2017 bakal menjadikan perpustakaan daerah dan arsip dalam satu naungan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Depo Arsip dan Kantor Perpustakaan Daerah digabungkan kendati pembangunan gedungnya disebar dua titik yaitu di Kecamatan Setu dan Ciater, Serpong.
“Rencana di 2017 akan dibangun Depo Arsip dan Gedung Perpustakaan Daerah. Bangunannya terpisah walaupun SKPDnya satu karena fungsi bangunannya berbeda,” kata Wakil Walikota Benyamin Davnie.
Mengapa demikian? Kedua gedung yang akan dibangun itu fungsinya berbeda yakni Depo Arsip diperuntukan untuk menyimpan arsip seluruh SKPD, sedangkan Gedung Perpusda menyimpan buku yang dapat dipinjam oleh pembaca.
“Kalau depo arsip untuk penyimpanan arsip data-data penting sedangkan perpusda koleksi buku. Buku dapat dibaca oleh masyarakat dan sifatnya umum dengan biaya dibawah Rp 60 miliar,” tambahnya.
Kepala Kantor Arsip Tangsel Rochijah membenarkan pembangunan akan dilaksanakan tahun depan dan dilanjutkan tahun berikutnya. Gedung sedianya dibangun tahun 2015 lalu, tetapi akhirnya batal.
“Awalnya 2015 dibangun, tapi karena gontok-gontokan dengan Perpusda yang saat itu juga ingin membangun. Namun pada akhirnya Perpusda batal, karena tanahnya bermasalah,” tuturnya.
Oleh sebab itu, gedung depo Arsip dan gedung Perpusda hingga kini semuanya batal. Ia pun mengaku tahun depan SKPD akan disatukan, tetapi gedungnya terpisah.
“Tahun besok akan disatukan namun lokasi gedung ada di dua titik. Bagi kami tidak masalah berbeda tempat,” katanya saat ditemui di Pamulang.
Feasibility study serta Detail Engineering Design (DED) sudah jadi, termasuk ijin lingkungan sudah di tangan. Luas lahan seribu meter kurang dengan lima lantai dan dibangun secara bertahap.
“Ada lima lantai, kemungkinan dibangun dua lantai dahulu selebihnya pada tahun depan,” katanya.
Depo arsip akan menyimpan semua arsip usia di atas 10 tahun. Arsip itu berasal dari dinas berisi dokumen-dokumen penting. Sedangkan arsip dibawah 10 tahun akan masih tetap disimpan oleh SKPD terkait.
“Arsip ada tiga klasifikasi, arsip harian atau disebut dinamasi karena masih digunakan setiap hari, ada juga arsip di bawah sepuluh tahun namun masih difungsikan dan arsip yang di atas sepuluh tahun. Yang di atas sepuluh tahun itu wajib diserahkan ke depo arsip,” ujarnya.
Depo arsip pun nanti akan ada pelayanan umum terutama masyarakat yang ingin mengecek dokumen-dokumen pertanahan. Namun tidak diperkenankan dokumen rahasia negara yang dapat mengancam keamanan.
“Kami akan tetap memberikan pelayanan, tapi arsip yang dapat diakses. Sedangkan arsip rahasia negara tidak berhak dilihat bagi sembarangan orang,” tutur Rochijah.
Wanita yang akan pensiun Oktober ini, mengharapkan pejabat yang akan meneruskan nanti dapat menjalankan tugas dengan baik sesuai nomen klatur berupa Perda Tentang Penyelenggaran Kearsipan tahun 2013 nomor 8 serta aturan turunannya.
“Sampai saat ini kami terus melengkapi dasar hukumnya, setelah perda ada turunannya berupa 16 Perwal dan 2 Kepwal,” tuturnya.
Kelengkapan dasar hukum untuk memastikan bahwa Arsip Tangsel itu cukup serius. Depo Arsip dikonsep dengan blandongan di depannya sudah didukung aturan.
“Tinggal pelaksanaanya saja, semua sudah disiapkan. Ini sejalan dengan kondisi depo arsip dengan gedung cukup megah nanti,” ungkapnya. (Ded)
